Posted by: Zedan | 11/04/2011

عندما تطبق نظام معلوماتى ERP جديد

إذا كنت تعمل فى مجال نظم المعلومات وبالأخص فى إدارة هذا المجال فى أحد المؤسسات أو تعمل كمبرمج أو مطور أو إستشارى (Developer, Programmer, Application Consultant) أو فى أى وظيفة تتطلب منك أن تتعامل مباشرة فى المستخدم النهائى (End User) يجب أن لا تغفل عن شىء مهم وهو إشراك المستخدمين وشرح لماذا يتم تطبيق هذا النظام وما هو النفع الذى ترجوه الموؤسسة منه وكيف سينعكس هذا على المستخدم شخصياً.

دعنى أروى لك موقف حدث لى عندما إلتحقت بأحدى المؤسسات كمدير لنظم لإدارة نظم المعلومات لهذة المؤسسة، وكانت هذة المؤسسة قد حاولت تطبيق أكثر من نظام ERP  ولكنها فشلت بالرغم من الوقت الضائع والأموال التى أنفقت على مدار عشرة سنوات.  عندما إلتحقت بهذة المؤسسة  طلب منى أن تكون أولوياتى هى تشغيل أخر نظام تم شراؤه وتحديد متطلبات البنية التحتية (Infrastructure) وإعادة هيكلة فريق العمل (IT Organization)  وبدأت بعمل دراسة عن إمكانيات البرنامج الحالى وراجعت تاريخ محاولات تطبيق البرامج القديمة.    فى الحقيقة وجدت أنهم قد حاولوا تطبيق برنامج يعتبر أقوى من البرنامج الحالى وله شهرة أكثر وقد تعجبت لماذا تخلوا عن البرنامج القديم بالرغم من إمكانياته الأعلى .  وفى إحدى المرات عندما كنت أجلس مع بعض المستخدمين بإحدى الإدارات ليشرح لى ماذا يفعل بالبرنامج الحالى  وفى نهاية الجلسة سألتهم صراحة لماذا لم يعجبكم البرنامج القديم ولم تعملوا به، فكانت الإجابات متفاوته ولكنى لاحظت أن هناك إجابة مشتركة بين هؤلاء المستخدمين والمستخدمين الأخرين من إدارات أخرى ولكن هذة المرة كانت واضحة بالنسبة لى مما أضاء لى ضوء تحذير ربما درستة وقرأت عنه من قبل ولكنى لم أتطرق إليه عملياً.  كانت الإجابة من أحدهم – وكان يعمل محاسبأ – عفوية وسريعة ومباشرة فقال :

” بالنسبة لى أنا كرهت هذا النظام لأننى لم أشعر أنهم أخذوا رأى فى تطبيقه وعندما تم تشغيله كتبوا لى بعض الخطوات لأقوم بها عليه وإدخال أرقام معينة ولم أفهم لماذا ، وعندما حاولت الفهم قالوا لى لا تشغل نفسك بمثل هذة الأمور ، فقط إفعل هذة الخطوات بالترتيب، وإضطرت أن أقوم بنفس العمل يدويا كما كنت أفعل فى السابق لكتابة التقارير المطلوبة منى مما أدى لأقوم بمجهود مضاعف بالرغم أنه من المفترض أن يقوم النظام بتقليل العمل اليدوى ولهذا كرهته ورجعت للإعتماد على النظام اليدوى الذى أثق به”

هذة الحالة من عدم الإرتياح للنظام وعدم الثقة فى مخرجاته لم تكن إستثناء ولكنها كانت حالة شبه عامة بين المستخدمين وربما بين المديرين أيضاً، وبالطبع كان هذا كافياً لفشل تطبيق هذا النظام.

بالطبع من يعمل فى هذا المجال يعرف أهمية تدريب المستخدمين على النظام الجديد ويعرف أنه إذا لم يتقبل المستخدم النهائى النظام سوف يفشل لا محاله.   ولكن عملياً عندما تقرر إحدى المؤسسات أو الشركات تطبيق نظام معين فإنها بالطبع لا تأخذ رأى المستخدم النهائى فيما إذا كان يجب تطبيقه أو لا وخصوصا فى المؤسسات التى بها عدد كبير من المستخدمين، ولكن عندما يكون القرار قد أخذ بالتطبيق يجب عمل بعض العروض (Presentations)  للمستخدمين عن إمكانيات النظام وكيف سيتم حل المشاكل ورفع كفاءة الأداء من خلال تطبيقة.   فمن خلال كسب ثقة المستخدم النهائى وبالطبع رؤسائهم فى تطبيق النظام ستزيد فرصة نجاح تطبيقة ولكن يجب أن تعلم أن هذا فقط لا يؤكد نجاح تطبيقه بل هو فقط أحد العوامل.

هناك شىء أخر أحب أن أضيفه وربما لايجد القبول عند الكثير من محترفى نظم المعلومات ، ألا وهى الشفافية والمصداقية.  فالبعض من القائمى على تطبيق مثل هذة الأنظمة سواء كانوا مدير مشروع (Project Manager) أو مستشار نظم (Application Consultant) يعتمد على عدم إظهار كل المعلومات المتوافرة لدية ربما ليستخدمها للضغط على المؤسسة فيما بعد  وكذلك حجب قنوات الإتصال بين المستخدمين والشركات الموردة لمثل هذة الأنظمة.   مثل هذة التصرفات تعتمد على المصداقية والأخلاقية أكثر من إعتمادها على الحرفية، وفى كثير من الأحيان قد تؤدى للفشل وربما نتائج ظالمة للمؤسسة أو الشركة الموردة.

محمد زيدان    إبريل 2011


أترك تعليقـك هنا

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

WordPress.com Logo

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   / تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   / تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   / تغيير )

Google+ photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Google+. تسجيل خروج   / تغيير )

Connecting to %s

التصنيفات

%d مدونون معجبون بهذه: